Komunikasi Verbal Dalam Dunia Kerja

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang selalu kita lakukan dalam hidup kita di berbagai aspek dan lingkungan, termasuk dalam dunia organisasi bisnis. Adapun komunikasi verbal dan bisnis tidak dapat dipisahkan, karena komunikasi verbal telah menjadi bagian penting sekaligus alat penggerak dalam bisnis.

Mengetahui hal itu, tentu menarik untuk mengetahui lebih dalam tentang macam-macam dan bentuk dari penerapan komunikasi verbal dalam dunia organisasi bisnis serta

A. Pengertian Komunikasi dan Komunikasi Verbal

Kata komunikasi berasal dari bahasa latin “communicare”  yang berarti memberi, mengambil bagian atau meneruskan sehingga terjadi sesuatu yang umum (common), sama atau saling memahami (Bovee and Thill, 2003). Dalam perkembangannya komunikasi kemudian komunikasi didefinisikan sebagai transfer pesan antara dua orang atau lebih (Aditiawarman, 200). Sedangkan simamora (2000) mendefinisikan komunikasi sebagai pengumpulan, pemilihan, pembentukan, dan penyampaian, symbol antara individu untuk menciptakan makna melalui suatu proses. 

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral). Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik , sehingga tujuan penyampaian pesan pesan bisnis dapat tercapai dengan baik.

Melalui komunikasi secara lisan atau tertulis ,diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Penyampaian suatu pesan secara lisan maupun tertulis memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang dikatakan dengan baik dan benar.

B. Komunikasi Verbal dalam Bisnis

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal untuk mencapai tujuan tertentu.

Terdapat empat jenis komunikasi verbal yang selalu digunakan dilingkungan bisnis yaitu: berbicara, menulis, membaca, dan mendengarkan. Suatu penelitian yang menggunakan kalangan bisnis sebagai respondennya meunjukan bahwa kaum bisnis menggunakan sebagian besar waktunya untuk mendengarkan (45%) dan berbicara (30%). Mereka menggunakan sisa waktunya untuk membaca (16%) dan menulis (9%). Hasil penelitian juga mengindikasikan bahwa kalangan bisnis menggunakan tulisan dan bicara untuk mengirim pesan, dan menggunakan serta membaca untuk menerima pesan. 

C. Pengelompokan Komunikasi Organisasi Bisnis

1. Pengelompokan Komunikasi Organisasional Berdasarkan Formalitasnya

a. Komunikasi Informal

Komunikasi informal merupakan suatu proses komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi tanpa menggunakan jalur komunikasi formal yang berlaku di organisasi. Anggota organisasi biasanya mengunakan komuikasi informal untuk memperoleh informasi yang tidak dapat diperoleh melalui jalur formal,  untuk membicarakan hal-hal yang tidak berhubungan dengan urusan organisasi, misalnya tentang kehidupan keluarga, hobby, olahraga, dan sebagainya.

Ditinjau dari kepentingan organisasi, komunikasi informal bisa digunakan untuk mengetahui informasi tentang keluhan-keluhan bawahannya, terutama bawahan dari orang-orang yang dianggap “ABS” atau orang yang hanya suka melaporkan informasi baik.

b. Komunikasi Formal

Komunikasi  formal merupakan suatu arus komunikasi yang terjadi secara formal sesuai dengan struktur organisasi.

Adapun saluran Komunikasi formal, yaitu:

1) Komunikasi vertikal merupakan komunikasi yang terjadi antara atasan kepada bawahan. Komunikasi yang mengalir berupa perintah, pengarahan, dan pelatihan. Sementara itu, komunikasi dari bawahan kepada atasan  bisa berupa laporan, pengaduan, dan usulan.

2) Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang terjadi di antara rekan sekerja dan tingkat hierarki yang sama. Komunikasi tersebut mampu untuk meningkatkan kekompakan dan meningkatkan kenirja secara keseluruhan. Komunikasi ini sering disebut komunikasi lateral.

3) Komunikasi Diagonal merupakan komunikasi yang melibatkan antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. 

Peluang terjadinya kesalahan pada mata rantai komunikasi cukuplah besar. Tingkat paling bawah mungkin hannya menerima sebagian informasi atau bahkan menerima informasi yang salah. Apabila perusahaan bergantung kepada informasi formal saja, maka kemungkinan besar akan terjadi selah pengertian (distorsi). Disamping itu, komunikasi formal dapat menyebapkan organisasi atau perusahaan terkotak-kotak dan selanjutnya menghambat kelancaran komunikasi lintas bagian dalam perusahaan.

2. Pengelompokan Komunikasi Organisasional Berdasarkan Arahnya

a. komunikasi kebawah

komunikasi kebawah merupakan komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan bawahannya dalam suatu organisasi.adapun bentuknya bisa berupa memo, kebijaksanaan, perintah, presentasi, rapat, majalah perusahaan, surat, nuletin, dan sebagainya.

Komunikasi kebawah biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi mengenai:

1) Pekerjaan, misalnya uraian pekerjaan, bagaimana cara menjalankan pekerjaan, kapan dan dimana pekerjaan harus dilaksanakan.

2) Hubungan pegawai dengan organisasi dan hubungan organisasi dengan dunia luar.

b. komunikasi sejajar

komunikasi merupakan komunikasi diantara orang-orang yang mempunyai jabatan yang selevel tapi berbeda departemen.adapun beberapa yang menyebapkan komunikasi lateral tidak baik,antara lain:adanya departemensi, dan konflik antara individu yang ada di organisasi.metode yang pantas digunakan untuk memperbaiki komunikasi lateral antara lain:membuat struktur organisasi yang realistis, uraian jabatan bagi semua orang harus jelas, menganjurkan kerja sama antar departemen yang ada di dalam organisasi, mengadakan rapat atau pertemuan informal lainnya secara regular.

c. komunikasi ke atas

komunikasi yang merupakan komunikasi dari bawahan ke atasan, biasanya dalam bentuk laporan, baik tertulis maupun tidak.

D. Bentuk Komunikasi Verbal dalam Organisasi Bisnis.

1. Komunikasi Verbal Menggunakan Tulisan

a. Surat dan Memo

Ada beberapa alasan orang menulis surat. Pertama ialah karena ia ingin berkomunikasi dengan pihak lain ditempat yang berbeda dengan jarak yang relatif jauh. Kedua, alasan biaya, untuk dapat bertatap muka dan berbicara langsung di perlukan biaya perjalanan.

Perusahaan dalam menulis surat bisnis tidak berbeda dengan yang dilakukan oleh perorangan seperti tersebut diatas, yakni berkomunikasi dengan audien, konsumen, teman sejawat atau perusahaan lain. Sebuah perusahaan Dalam operasi bisnis akan berupaya menerapkan efisiensi dan ke efektifan dalam hal waktu dan biaya. Usahawan tidak memiliki banyak waktu untuk selalu bertemu tatap muka atau berbicara langsug via telepon dalam melakukan transaksi dengan konsumen. Sebagai pengganti, pertemuan-pertemuan bisnis, dapat dilakukan dengan komunikasi tertulis.

b. Laporan

Laporan bisnis adalah suatu penyajian tentang fakta yang terencana, objektif, tidak memihak pada satu orang atau lebih untuk tujuan yang spesifik dan penting bagi suatu bisnis (Aditiawarman, 2002). Biasanya laporan mencakup suatu topic yang lebih banyak daripada memo ataupun surat. Laporan harus bersifat objektif dan netral (tidak memihak), karena itu harus dapat menyajikan fakta-fakta yang akurat, dapat dipercaya, dan dapat pendekatan emosional. Laporan dapat menyajikan fakta mengenai: suatu kejadian, kondisi, kualitas, kemajuan, hasil penyelidikan atau interpretasi.

2. Bentuk Komunikasi Verbal Menggunakan Lisan

a. Wawancara

Wawancara dapat diartikan sebagai suatu percakapan yang terencana dengan tujuan tertentu antara dua pihak yaitu pewawancara dan yang di wawancarai. Dalam suatu wawancara pihak pewawancara biasanya yang memengang kendali jalannya wawancara.

Dalam dunia kerja wawancara merupakan salah satu bentuk komunikasi lisan yang sangat penting. Dengan wawancara perusahaan dapat menyelesaikan berbagai masalah pekerjaan, misalnya dalam proses rekrutmen, pemberhentian pekerjaan, memotivasi pekerja, dan lain sebagainya.

Ada 3 karakteristik yang membedakan wawancara dengan percakapan biasa yaitu:

1) Wawancara mempunyai tujuan yang lebih jelas bila dibandingkan dengan percakapan biasa. Tujuan ini ditetapkan agar wawancara dapat berjalan dengan lancar dan fokus.

2) Dengan adanya tujuan yang jelas maka wawancara akan menjadi lebih formal bila dibandingkan dengan percakapan biasa. Hal ini di karenakan wawancara mempunyai struktur yang sudah disusun sebelumnya.

3) Wawancara ditekankan untuk mendapatkan informasi yang akan berguna bagi pengambilan keputusan perusahaan.(107-108)

b. Persentasi lisan

Pada umumnya terdapat beberapa tujuan prsentasi lisan antara lain:
      1) Memberikan informasi

Saat seorang menejer memberitahu perubahan tingkat gaji pada seluruh karyawan dan perubahan prosedur pemesanan barang, atau seorang dosen yang sedang menjelaskan teori permintaan barang pada para mahasiswa, tujuan presentasi lisan adalah untuk memberi tahu atauuntuk memberikan informasi.

2) Membujuk

Tujuan membujuk adalah agar pendengar melakukan apa yang anda inginkan.

3) Menyakinkan

Bertujuan untuk berusaha mengubah jalan pikiran, kepercayaan, keyakinan, dan pendapat sekelompok pendengar.

4) Menghibur

Bertujuan untuk memberikan kegembiraan, dan hiburan kepada pendengar.