2.1. Pengertian
Komunikasi Bisnis
Komunikasi
Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis. Bisnis
dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan melakukan proses produksi.
Lebih jelasnya bisa dijelaskan sebagai berikut:
·
Dalam komunikasi, yang
diproduksi dinamakan informasi, sedangkan dalam bisnis, yang diproduksi adalah
barang dan jasa.
·
Bisnis dan komunikasi
menyampaikan produk tersebut kepada pihak lain. Dalam komunikasi, pihak lain
disebut communicator, audience, destination, dst. Sementara dalam kegiatan
bisnis pihak lain sering disebut konsumen, klien, buyer, dst.
·
Komunikasi dan bisnis sama-sama
menimbulkan reaksi tertentu dan mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.
Komunikasi adalah
suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang
atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek
tertentu yang diharapkan. Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi
yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk
mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business,
dari kata dasar busy yang berarti "sibuk" dalam konteks individu,
komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan
pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.
Komunikasi bisnis
adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan
tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol - simbol
atau sinyal.
Ada lima komponen
penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu :
a.
Pengirim pesan (sender atau
komunikator).
b.
Pesan yang dikirimkan (message).
c.
Bagaimana pesan tersebut
disampaikan (delivery channel atau media).
d.
Penerima pesan (receiver atau
komunikan).
e.
Umpan balik (feedback) atau
effect.
Dalam komunikasi
bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:
·
Memiliki tujuan, artinya komunikasi
bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan
tujuan organisasi.
·
Pertukaran, dalam hal ini melibatkan
paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
·
Gagasan, opini, informasi, instruksi
merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan
kondisinya.
·
Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat
tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui
media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
·
Meggunakan simbol atau sinyal yang
merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima
untuk menyampaikan pesan.
·
Pencapaian tujuan organisasi, salah satu
karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi
adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.
2.2. Komunikasi
Non-Verbal
Komunikasi
nonverbal adalah pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa
isyarat. Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan
kata-kata dari pada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi
dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah dikendalikan daripada dengan
menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) atau ekspresi Wajah. Hal ini
disebab oleh sifat komunikasi nonverbal yang spontan. Ketika seseorang
mendengar berita yang menyenangkan, ekspresi wajah seseorang nampak cerah
ceria, seolah-olah tanpa beban. Namun, bila seseorang mendengar berita yang
kurang menyenangkan yang menyangkut diri sendiri, keluarga, atau teman karib,
maka dengan cepat ekspresi wajah seseorang akan mudah berubah menjadi murung,
lesu, lemah, tak bergairah, seolah-olah hampa dunia ini.
Dengan
memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau
rnenegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang
lebih percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal
ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat
saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tulisan). Namun,
ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya karena
hal itu tercermin dalam ekspresi Wajahnya. Manakala wajah seseorang murung atau
cemberut, maka dapat diduga bahwa seseorang sedang menghadapi suatu masalah,
mungkin masalah pribadi, keluarga, atau masalah bisnis di kantornya.
Komunikasi
nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya
yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir
panjang, dan pihak audien juga dapat menangkap artinya dengan cepat.
Coba perhatikan
para petugas penyaji makanan dan minuman (dalam bahasa jawa disebut sinoman) di
suatu acara resepsi yang sedang melakukan tugasnya. Pada umurnnya mereka
merniliki bahasa-bahasa isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh teman-ternan
rnereka untuk menunjukkan tempat-tempat mana yang sudah maupun yang belum
mendapat jamuan makanan atau minuman. Contoh lain, kerika seorang karyawan
berusaha rnemanggil temannya yang sedang asyik mengobrol di suatu tempat yang
agak jauh. Ia dapat menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan
sambil melambaikan tangan untuk memanggil temannya tersebut.
Bentuk komunikasi
yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal.
Menurut teori antropology sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah
menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat (body language) sebagai alat
untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Berikut ini adalah
beberapa contoh perilaku yang ditunjukkan dengan komunikasi nonverbal:
·
Seseorang yang mengigit giginya
sendiri (istilah Jawanya: getem-getem) untuk menunjukkan kemarahan.
·
Seseorang yang sedang tersenyum
dan melakukan jabat tangan dengan orang lain biasanya untuk mewujudkan rasa
senang, simpati dan penghormatan.
·
Seseorang yang membuang muka
(istilah Jawanya: mlengos) adalah untuk menunjukkan suatu sikap rasa tidak
senang terhadap orang lain.
·
Seseorang yang menggelengkan
kepala untuk menunjukkan suatu sikap menolak atau ketidaksetujuan terhadap
sesuatu.
·
Seseorang yang menganggukkan kepala
adalah sebagai tanda setuju atau OK.
·
Pernahkah Anda memperhatikan
seseorang yang grogi (nervous) saat berpidato did epan umum? Coba simak dengan
baik, bagaimana gerak tangan dan kakinya? Bukankah tangan dan kakinya bergerak
atau bergetar secara tak teratur, bagaikan seseorang yang sedang kedinginan
(bahasa Jawanya: ngewel)
2.3. Komunikasi
Non-Verbal dalam Berbisnis.
Komunikasi
nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun, komunikasi
nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal.
Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama untuk
menyampaikan perasaan dan emosi seseorang. Kebaikan atau keunggulan dari
komunikasi non-verbal dalam bisnis adalah sebagai berikut :
·
Kesahihannya (Reabilitas)
Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya
(reabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap
kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat.
·
Sulit Dimanipulasi
Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan
kata-kata dari pada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi
dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah dikendalikan daripada dengan
menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) atau ekspresi Wajah. Hal ini
disebabkan oleh sifat komunikasi nonverbal yang spontan.
Ketika seseorang mendengar berita yang menyenangkan, ekspresi
wajahnya nampak cerah ceria, seolah-olah tanpa beban. Namun, bila seseorang
mendengar berita yang kurang menyenangkan yang menyangkut diri sendiri,
keluarga atau teman karib, maka dengan cepat ekspresi wajahnya akan mudah
berubah menjadi murung, lesu, lemah, tak bergairah dan seolah-olah dunia telah
runtuh.
·
Mudah Mendeteksi Kecurangan atau Kejujuran Orang Lain
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi
kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan
bila seseorang lebih percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat
nonverbal ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal.
Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal
(seperti tulisan). Namun, ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang
terjadi pada dirinya karena hal itu tercermin dalam ekspresi wajahnya. Manakala
wajah seseorang murung atau cemberut, maka dapat diduga bahwa seseorang sedang
menghadapi suatu masalah, mungkin masalah pribadi, keluarga, atau masalah
bisnis di kantornya.
·
Efisien
Komunikasi nonverbal sangatlah penting, artinya bagi pengirim dan penerima
pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan
tanpa harus berpikir panjang dan pihak audien juga dapat menangkap artinya
dengan cepat. Coba perhatikan para petugas penyaji makanan dan minuman (dalam
bahasa Jawa disebut sinoman) di suatu acara resepsi yang sedang melakukan
tugasnya.
Pada umumnya mereka memiliki bahasa-bahasa isyarat tertentu yang
dapat dipahami oleh teman-teman mereka untuk menunjukkan tempat-tempat mana
yang sudah maupun yang belum mendapat jamuan makanan atau minuman. Contoh lain,
ketika seorang karyawan berusaha memanggil temannya yang sedang asyik mengobrol
di suatu tempat yang agak jauh. Ia dapat menggunakan isyarat nonverbal seperti
bertepuk tangan sambil melambaikan tangan untuk memanggil temannya tersebut.
·
Dapat Membantu Menentukan Kredibilitas dan Potensi Kepemimpian
Seseorang
Jika seseorang dapat belajar mengelola kesan yang telah dibuat
dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan,
maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik. Dengan kata lain,
seorang manajer (pemimpin) sekaligus harus dapat menjadi komunikator yang baik.
Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnisnya kepada
para bawahannya. Pada saat kapan suatu pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan
dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan.
·
Dapat Menafsirkan Maksud Maupun Sikap Mereka Secara Lebih Akurat dan
Lebih Tepat
Jika seseorang dapat belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang
disampaikan orang lain, maka ia akan dapat menafsirkan maksud maupun sikap
mereka secara lebih akurat dan lebih tepat. Apabila Anda berurusan dengan para
karyawan, klien, ataupun para konsumen, coba perhatikanlah secara seksama
pesan-pesan yang mereka sampaikan.
Apabila sikap karyawan Anda menunjukkan gejala-gejala kurang atau
menurun semangat kerjanya, sering melakukan mogok kerja, mogok makan, maka apa
dan bagaimana langkah-langkah yang perlu Anda lakukan? Contoh-contoh tersebut
menggambarkan betapa pentingnya seorang pemimpin harus peka terhadap sikap atau
perilaku yang ditunjukkan oleh bawahannya.
Kita telah
menyesuaikan diri dengan komunikasi nonverbal sejak anda pertama kali mempunyai
kontak dengan orang lain, tetapi perhatian khusus pada sinyal-sinyal tersebut
di tempat kerja akan mendorong kemampuan anda untuk berkomunikasi dengan lebih
suskes lagi. Berbagai variasi sinyal nonverbal hapir tidak ada batasnya, tetapi
anda dapat dengan segera memahami dasar-dasarnya dengan mempelajari lima
kategori umum :
·
Ekspresi Wajah. Wajah anda merupakan
tempat utama yang mengekspresikan emosi anda; wajah anda mengungkapkan tipe dan
intensitas perasaan anda. Mata anda terutma sangat efektif dalam menunjukkan
perhatian dan minat, memengaruhi orang lain, mengatur interaksi, dan membangun
sifat dominan.
·
Gerak isyarat dan sikap tubuh. Dengan
menggerakkan atau tidak menggerakkan badan, anda mengekspresikan pesan-pesan
spesifik dan umum, beberapa dengan sengaja dan beberapa dengan tidak sengaja.
Banyak gerak isyarat –misalnya lambaian tangan – mempunyai maksud khusus dan
disengaja. Tipe lain gerakan tubuh biasanya tidak sengaja mengekspresikan pesan
yang lebih umum. Membungkukkan badan, miring ke depan, perasaan gelisah, dan
berjalan dengan cepat semuanya adalah sinyal yang tidak disadari yang
menunjukkan apakah anda merasa percaya diri atau gugup, bersahabat atau
bermusuhan, tegas atau pasif, epnuh kekuatan atau tanpa kekuatan.
·
Karakteristik vokal. Suara anda juga
membawa pesan-pesan yang disampaikan dengan sengaja atau tidak dengan sengaja.
·
Penampilan pribadi. Orang merespons
orang lainatas dasar penampilan fisik mereka, kadang-kadang dengan adil dan
ahli di waktu lain dengan tidak adil. Walaupin tipe badan dan fitur wajah
seorang individu mempunyai keterbatasan, kebanyakan orang mampu mengendalikan
penampilan mereka sampai tingkat tertentu. Kerapian rambut, berpakaian,
aksesoris, gaya—anda dapat mengendalikan semua ini. Bila tujuan anda adalah
membuat kesan yang baik, pakailah gaya orang yang ingin anda buat terkesan.
·
Sentuhan. Sentuhan merupakan cara penting
untuk menyatakan kehangatan, kenyaman, dan penenteraman hati. Sentuhan
sebenarnya mempunyai arti yang begitu kuat sehingga sentuhan di atur oleh
kebiasaan budaya yang menentukan siapa dapat menyentuh siapa dan dengan cara
bagaimana dalam berbagai keadaan. Di amerika Serikat dan Inggris, misalnya,
orang biasanya jarang saling menyentuhbila deibandingkan dengan orang di
Prancis atau Kosta Rica. Namun, bahkan dalam setiap norma budaya sikap
individual tentang sentuhan dapat sangat berbeda. Seorang manajer mungkin
merasa nyaman menggunakan pelukan untuk mengeekspresikan dukungan atau ucapan
selamat, tetapi bawahannya mungkin mengartikan pelukan tersebut sebagai cara
untuk menunjukkan dominasi atau ketertarikan seksual. Sentuhan merupakan subjek
bahasan yang kompleks. Saran terbaik ketika Anda bingung mengenai hal ini,
jangan menyentuh.
·
Waktu dan tempat. Seperti sentuhan,
waktu dan tempat dapat digunakan untuk menegaskan kuekuasaan, menunjukkan
keintiman, dan mengirim pesan nonverbal lainnya. Misalnya, beberapa orang
mencoba untuk menunjukkan kepentingan mereka sendiri atu mengabaikan orang lain
denagna membuat orang lain menunngu; beberapa orang lain menunjukkan rasa
hormat dengan datang tepat waktu.
2.4. Komunikasi
yang Efektif dalam Bisnis
Untuk dapat mengembangkan
kemampuan dalam berkomunikasi secara efektif, baik secara personal maupun
professional paling tidak kita harus menguasai empat jenis keterampilan dasar
dalam berkomunikasi, yaitu :
a.
Menulis;
b.
Membaca;
c.
Berbicara; dan
d.
Mendengar.
Disadari ataupun tidak,
setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari keempat hal tersebut diatas
dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi sering dianggap
sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja, sehingga seringkali
kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya secara efektif.
Komunikasi yang
efektif dapat mengatasi berbagai rintangan dalam komunikasi, maka perlu
diperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1.
Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati.
Langkah
pertama yang perlu Anda perhatikan dalam berkomunikasi adalah Anda perhatikan
apa yang menjadi maksud dan tujuan berkomunikasi dan audience Anda. Katakan apa
yang dikehendaki oleh audience Anda, gunakan bahasa yang jelas, sederhana,
mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan point-point yang penting, dan
jangan lupa tekankan dan telaah ulang point-point yang penting.
2.
Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi.
Melalui
pemilihan saluran komunikasi secara berhati-hati, Anda akan dapat membantu
audience Anda untuk dapat memperhatikan apa pesan yang Anda sampaikan. Kalau
suatu pesan disampaikan secara lisan, akan efektif bila lokasi atau tempat
penyampaian pesan teratur, rapi, nyaman, sejuk dan sebagainya.
3.
Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima
pesan.
Agar
pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup
berarti, cara dan waktu penyampaianya harus direnanakan dengan baik. Kalau
komunikator menghendaki umpan balik yang cepat, dapat di pilih sarana
komunikasi yang cepat misalnya melalui telepo atau tatap muka secara langsung.
Ide-ide cemerlang
berkaitan dengan komunikasi efektif banyak dikemukakan penulis-penulis
kontemporer, sebagai hasil penelitian mendalam tentang dunia komunikasi modern
seperti beberapa yang dilansir berikut ini.
Gagasan perlu
ditampilkan secara bernalar (memenuhi kaidah reasoning atau penalaran) agar
dapat dipahami oleh seorang pembaca. Juga teks-teks yang yang dipilih untuk
menyampaikan secara akurat berbagai makna yang akan dikeluarkan penulis harus
tidak ambigu (bermakna ganda) agar sebuah gagasan tidak disalahpahami seorang
pembaca (Hernowo, 2001).
Gagasan adalah
modal dalam komunikasi, gagasan yang disampaikan baik secara lisan maupun
tulisan adalah komuni kasi yang bermaksud agar pihak lain memahami dan mengetahui
secara pasti apa yang ingin disampaikan. Dari kutipan di atas bahwa sebuah
informasi dalam komunika si berbentuk tulisan harus masuk akal bagi orang lain
dan tidak bermakna ganda sebagai upaya agar informasi yang disampaikan melalui
tulisan tersebut tidak disalahartikan oleh pembacanya. Biasa terjadi dalam
dunia kerja, pimpinan memberikan suatu bentuk pesan tertulis baik berupa
instruksi kerja maupun sekedar info rmasi yang sifatnya memberikan pesan
motivasional dalam bekerja, tidak dipahami oleh para karyawan dan bawahan
akibat bahasa yang tertulis dalam informasi yang disampaikan terlalu
birokratis, terlalu intelektuil, atau tidak dapat dipahami melalui nalar
seorang karyawan.
Rob Abernathy dan
Mark Reardon (2001) mengemukakan bahwa para ahli neuro-linguistic mengingatkan
kita akan keampuhan bahasa untuk mendapatkan asosiasi mental. Anda dapat
memberikan makna lebih dalam dan pemahaman lebih jernih dari presentasi anda
dengan menggunakan bahasa setiap modalitas (visual, auditori, kinestetik).
Senada dengan itu
Bobby dePoterter et.al. menyatakan bahwa otak terdiri dari tiga jalan utama
atau modalitas, untuk memproses rangsangan yang datang kepada kita dari dunia
di luar diri kita. Ketiga modalitas ini, visual, auditori al, dan kinestetik,
merupakan saluran komunikasi yang membantu memahami isi pesan (informasi) dari
sebuah komunikasi.
Modal visual dalam
berkomunikasi merupakan kemampuan untuk menciptakan dengan jelas gambaran apa
yang ingin disampaikan dalam sebuah komunikasi. Modal auditorial mengupayakan
bagaimana agar pihak penerima informasi atau lawan komunikasi dapat
mendengarkan melalui telinga mereka dengan cara memberikan penjelasan atau
dialog yang penerima mampu mencerna semua penjelasan tersebut. Terakhir
kinestetik sebagai modal komunikasi efektif berupa gerakan-gerakan fisik yang
membuat lawan komunikasi lebih tertarik pada apa yang disampaikan dan terlebih
dapat memahami dengan jelas bagaimana suatu cara harus diperbuat dengan
mencontohkan gerakan-gerakan tertentu.
Memperjelas model
komunikasi ini, kita ambil sebuah contoh di dalam training rekruitmen tenaga
kerja baru untuk mempersiapkan karyawan yang terampil dalam bidang pelayanan
costumer bank sebagai seorang teller yang biasa berhadapan dengan orang banyak.
Pihak Human Resources Departemen (HRD) perusahaan memberikan presentasi dengan
menggunakan peralatan-peralatan audiovisual dan menampilkan gambar-gambar,
bagan, dan pola-pola grafis tertentu, selain membuat ketertarikan apa yang
disampaikan, biasanya cara ini membuat audiens lebih cepat memahami isi
penyampaian dalam komunikasi ini. Selanjutnya, HRD juga memperdengarkan contoh
speaking style dari peralatan audio vidual tersebut bagaimana seharusnya cara
berbicara yang menarik kepada para customer dan membuat mereka merasa dihargai.
Selanjutnya contoh modal kinestetik adalah memperagakan dengan gerakan tubuh
untuk mengajari para calon teller bagaimana berkomunikasi non verbal (bahasa
tubuh) kepada costumer.
Ini hanya salah
satu contoh pemanfaatan modal dalam berkomunikasi dalam dunia kerja, banyak
contoh lain seperti dalam rapat, memberikan instruksi kerja, dan lainnya yang
menjadikan komunikasi antar pimpinan dengan bawahan atau sesama level kerja
dapat tercipta dengan efektif.
DAFTAR PUSTAKA
Budi,
Ichsan Setyo. 2006. Komunikasi Bisnis.
Jakarta: Salemba Empat.
Prastuti,
Doddy. 2007. Business Communication.
Jakarta: PT Indeks.
Purwanto,
Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis. Jakarta:
Penerbit Erlangga.
Arifin,
Anwar. 1988. Ilmu Komunikasi Sebagai
Pengantar Ringkas. Jakarta: Rajawali Pers.
Dewi,
Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis.
Yogyakarta: Penerbit Andi.
0 komentar:
Posting Komentar